Projekt u pripremi – što je dobro znati
Svaki projekt započinje idejom. Stihijska realizacija najčešće će dovesti do nepotrebnog gubitka vremena, živaca i sredstava, s upitnim ishodom na kraju. Iako rizici uvijek postoje, dobra priprema projekta najbolja je moguća prevencija takvih neželjenih iskustava. Od toga koliko je projekt velik, značajan, kompleksan i skup zavisi i količina potrebne pripreme. U nastavku nešto o tome kako pripremiti projekt.
Prije početka…
Još i prije faze pripreme projekta, ideju treba preispitati. Prije pitanja kako pripremiti projekt treba odgovoriti na pitanje kako vrednovati ideju. Potrebno je ideju ispitati u okolini u kojoj se treba realizirati. Preporuča se realna analiza okoline ali i naših vlastitih kapaciteta i stavljanje ideje u kontekst rezultata te analize. Za analizu eksterne i interne okoline projekta razvijene su brojne tehnike i metode, što samo po sebi govori o važnosti ovoga koraka.
Na primjer, ideja izgradnje hotela s 5 zvjezdica može prerasti u izvrstan projekt na atraktivnoj turističkoj destinaciji na kojoj takvih objekata još nema previše. No kako pripremiti projekt luksuznog turizma na destinaciji koja se tek treba afirmirati, na koju ne dolazi imućna klijentela, ili na kojoj postoji mnoštvo iskusnih konkurenata? Tada su rizici previsoki.
Jedna ista ideja se u različitim okolinama ne može jednako vrednovati. Također, ako sve u okolini štima, ali nismo sigurni da ćemo uspjeti pronaći kreditora za jedan dio projekta, ili nemamo dobru građevinsku tvrtku niti dizajnera interijera za izvođača, i do sada nikada nismo gradili hotel – ideja je također vrlo upitna. Ako rizike procijenimo prihvatljivima a očekivanu korist vrijednom truda – ideja može biti odabrana za realizaciju.
Što je projekt?
Možemo li svojoj ideji pristupati kao projektu i tako je realizirati? Što je zapravo projekt? Prema definiciji Project Management Instituta (PMI) projekt je „privremeni pokušaj pothvata za stvaranje jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata”.
Projekt dakle, vremenski ograničen, ima točno određenu svrhu i ciljeve koje valja postići u određenom vremenu. Potrebno je također definirati aktivnosti koje će se provoditi i u konačnici dovesti do ostvarenja zadanog cilja, njihov raspored unutar zadanog vremena, ljudske i druge resurse koje će biti potrebno angažirati za izvršenje aktivnosti i, naravno raspoloživi budžet za sve to.
Pogrešno je stoga, primjerice osnivanje poduzeća nazvati projektom, što se danas često čini. Jedna od osnovnih pretpostavki poduzeća je njegova trajnost. Iako je stvarnost takva da se poduzeća često gase uslijed poteškoća u poslovanju, to nije ishod koji je priželjkivao osnivač, ideja poduzeća nije da ima unaprijed određen početak i kraj, unutar kojeg vremena treba ostvariti neke ciljeve. Sam postupak osnivanja, također, nije sebi svrha i nema druga obilježja projekta.
Projekt je primjenjiv na zaista širok spektar ljudskog djelovanja i može imati različite opsege, pa tako obilježja projekta imaju i Olimpijske igre, izgradnja zgrade, uvođenje električne energije na poljoprivredno gospodarstvo, ali i školsko glazbeno natjecanje. Projekti su to koji imaju određeni početak i kraj unutar kojeg vremena s određenim resursima treba postići željene ciljeve. Različit je opseg nabrojanih projekata, što proizlazi iz razlika u kompleksnosti raznih aspekata projekta.
Prvi koraci – definiranje svih aspekata projekta
Kako bi projekt mogli dobro pripremiti, svi aspekti projekta moraju biti konkretizirani i realno određeni, da bi se projekt zaista mogao provesti. Zbog toga je onome kome predstavljamo projekt (javnosti, financijerima, kreditorima..) važno pojasniti i dokazati stvarnu raspoloživost resursa. Primjerice, sposobnost ljudskih resursa za dodijeljene uloge (životopis, dosadašnje projektno iskustvo), izvore financiranja (dokaz o vlastitim sredstvima, jamstvo banke ako se planiraju koristiti kreditna sredstva) itd.
Ciljevi projekta moraju biti konkretni, određeni prema SMART principu (S specific; M measurable; A achievable; R realistic / relevant i T time-bound), a ne općeniti i apstraktni, dok je svrha projekta svojevrsni viši cilj, usmjerenje projekta za jedan širi problem. Za razliku od ciljeva koje projekt mora ostvariti da bi bio uspješan, ostvarenju svrhe projekt doprinosi, upravo ostvarenjem svojih ciljeva.
Pripremiti projekt nadalje znači odrediti ciljne skupine, korisnike i krajnje korisnike. Ciljne skupine su grupa na koju će se direktno pozitivno utjecati kroz ostvarenje cilja projekta. Korisnici projekta su dionici koji na bilo koji način imaju koristi od provedbe projekta, dok su krajnji korisnici šira skupina onih koji će od projekta imati dugoročnu korist.
Definiraju se aktivnosti koje treba provesti za ostvarenje ciljeva projekta, njihovo očekivano trajanje, redoslijed, potrebni resursi za provođenje te troškovi.
Za provođenje projekta treba odrediti i projektni tim u kojem se svakom članu dodjeljuju uloge i odgovornosti na pojedinoj projektnoj aktivnosti. Među članovima projektnog tima određuje se i voditelj projekta.
Još kod analize okoline moramo obratiti pažnju na opasnosti koje bi mogle ugroziti naš projekt. U fazi pripreme izdvajamo uočene opasnosti kao projektne rizike i procjenjujemo njihov značaj.
Da li je projekt uspješan?
Dobro pripremljen projekt temelj je za dobro projektno planiranje, a bez dobrog planiranja projekta teško je ocijeniti njegovu uspješnost. Ocjenu o uspjehu projekta donijet ćemo na temelju usporedbe svih planom definiranih veličina i ostvarenih rezultata projekta. Planiranje projekata posebna je disciplina, koja koristi brojne alate, tehnike i metode i za koju su danas razvijeni i posebni kompjuterski programi. Planiranju se pristupa nakon provjere, ako projekt procijenimo prihvatljivim za provođenje, ako dobije “zeleno svjetlo” .
InterMedia Projekt 