Računovodstveno praćenje provedbe projekta sufinanciranog iz Strukturnih fondova EU

Računovodstveno praćenje projekta treba biti u skladu s relevantnim nacionalnim propisima i pravilima računovodstvene struke. Posebno je potrebno osigurati transparentno praćenje, izvršavanje i računovodstveno  evidentiranje projekta i financijskog plana. Također, treba voditi računa o tome da su svi troškovi projekta i rokovi njihova nastanka/plaćanja u skladu s uvjetima Javnog poziva i Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava kao i općim pravilima za prihvatljivost troškova, te da je postupak nabave proveden po relevantnim propisima.

Poseban račun za provedbu projekta

U svim koracima provedbe projekta treba se držati Javnog poziva temeljem kojeg je dodijeljena potpora i odredbi Uputa za prijavitelje. Isto vrijedi i za otvaranje posebnog računa za potrebe projekta. Preporuka je da korisnik bespovratne potpore iz Europskih strukturnih fondova  ima podračun ili zaseban bankovni račun  u banci na koji će primiti bespovratna sredstva i s kojih će plaćati projektne troškove. Podaci o bankovnom računu Korisnika navode se u Posebnim uvjetima Ugovora.

Posebne šifre za praćenje troškova projekta

Računovodstvena evidencija mora osigurati jednostavno utvrđivanje da  se pojedini troškovi  odnose  na točno određeni projekt  kako bi se mogla pratiti realizacija financijskog plana projekta po stavkama – transparentnost.

Da bi se osiguralo transparentno praćenje, izvršavanje i računovodstveno  evidentiranje projekta i financijskog plana, osim otvaranja posebnog (pod)računa  za provedbu projekta potrebno je za projektne troškove koristiti posebne šifri projekta/mjesta troška/organizacijske jedinice/ posebne analitike konta  ili slično) a sve u skladu  s primjenjivim računovodstvenim standardima, te u skladu s uobičajenom računovodstvenom praksom.

U kojoj valuti se planira i vodi provedba projekta?  

Troškovi se iskazuju u kunama. Ako  korisnik   za provedbu projekta nabavlja robu ili usluge   iz inozemstva, pri planiranju projekta takvi se troškovi također iskazuju u kunama. Dobavljač će na svom na računu iskazati u stranoj valuti te treba očekivati nastanak tečajnih razlika pri konverziji Kako bi se i taj trošak mogao potraživati kod plaćanja troška te kod podnošenja ZNS   bit će potrebno preračunati iznos troška u kunama, primjenom srednjeg tečaja HNB-a sa šest decimala na datum računa.

Vjerodostojna knjigovodstvena isprava  za računovodstveno praćenje projektne aktivnosti 

U računovodstvenom praćenju provedbe potrebno je držati se Zakonu o računovodstvu (odnosno Zakonu o proračunu) Općeg poreznog zakona i ostalih relevantnih propisa.  Prema navedenim propisima, pa tako i za praćenje projekta vjerodostojna knjigovodstvena isprava ona koja točno, jasno i potpuno odražava  činjenično stanje relevantno za određeni poslovni događaj iz koje stručna osoba može nedvojbeno spoznati poslovni događaj.

Računovodstveno praćenje troškova  na projektu

Troškovi usluga, roba i radova

Svi troškovi usluga, roba i radova moraju biti u skladu s Javnim pozivom na temelju kojega su dodijeljena bespovratna sredstva, u skladu s projektnom prijavom i planiranim ZNS, ali i s općim pravilima o prihvatljivosti troškova. Osnovni uvjet da bi troškovi usluga, roba i radova bili prihvatljivi za financiranje na teret projekta je direktna povezanost s projektom i neophodnost za njegovu implementaciju. Također je prilikom provedbe nabava potrebno poštivati relevantna pravila (Zakon o javnoj nabavi ili Pravila za subjekte koji nisu obveznici javne nabave), što je također naznačeno u Javnom pozivu.

Računi i ostale računovodstvene isprave evidentiraju se sukladno Zakonu o računovodstvu i drugim relevantnim propisima, uz poštivanje navedenih preporuka za otvaranje posebnog računa i korištenje posebnih šifri.

Režijski troškovi 

Ako je tako definirano konkretnim Javnim pozivom, režijski troškovi mogu se potraživati kao prihvatljivi trošak projekta i to na dva načina:  kao neizravni troškovi primjenom fiksne stope ili kao stvarni troškovi. Neizravni troškovi podrazumijevaju režijske troškove (telefon, električna energija, voda i slično), troškove knjigovodstva, troškove čišćenja i  održavanja, troškove poštarine i uredski materijal i slično, a iscrpna lista režijskih troškova razlikuje se od Poziva do Poziva

Ako se potražuju kao neizravni troškovi primjenom fiksne stope, priznaju se po fiksnoj stopi do  visine od 15 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja (troškovi plaća). U ovom slučaju nije potrebno dostavljati račune za režijske troškove nego se iznos određuje kao postotak troškova plaća.

Ako se potražuju kao stvarni troškovi, iskazuju se u udjelu u kojem se odnose na projekt. Uudio se može određivati npr. temeljem postotka rada na projektu ili temeljem kvadrature   na kojoj se odvija projektna aktivnost ovisno što je relevantno za projekt). Kao popratna  dokumentacija uz Zahtjev za nadoknadom sredstava se dostavljaju računi i dokazi o plaćanju, metodologija izračuna te knjigovodstvene evidencije.

Troškovi rada

Ako su troškovi rada prihvatljivi te ih sadrži predmetni projekt moguće je trošak  potraživati kao stvarni trošak plaće   ili kao jedinični trošak (tj. satnica rada).

Stvarni trošak plaće obračunava se sukladno nacionalnom zakonodavstvu s tim što prihvatljivi troškovi predstavljaju stvarni trošak rada na projektu, u određenom postotku rada.

Postotak rada na projektu računa se tako da se podijeli broj radnih sati iz evidencije radnog vremena sa brojem  redovnih radnih sati koji su prikazani na platnoj listi, a sati bolovanja, godišnjeg odmora itd. se ne uključuju u izračun.  Udio rada na projektu mora odgovarati udjelu rada u proračunu Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. U praksi se dozvoljava niveliranje 0-100% radnog vremena iz mjeseca u mjesec

Jedinični trošak (tj. satnica rada) 

Trošak rada na projektu računa se na način da se broj sati rada odrađenih na aktivnostima projekta pomnoži sa satnicom. Tijekom provedbe projekta, izračun se prema potrebi može ažurirati prema novim podacima o godišnjem bruto iznosu plaće, ako je to predviđeno Pozivom na dostavu projektnih prijedloga odnosno Ugovorom.

Pravilan novčani tijek projekta 

Proračun projekta potrebno je kontinuirano pratiti i usklađivati dinamiku aktivnosti u skladu s trenutno dostupnim namjenskim sredstvima za provedbu projekta. Korisnik se u tijeku provedbe projekta ne smije dovesti u situaciju u kojoj ne može pravovremeno podmirivati nastale obveze.

Na samom početku provedbe projekta, odmah nakon potpisivanja Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, korisnik ima obvezu dostaviti početni Plan zahtjeva za nadoknadom sredstava. U tom   zahtjevu  navodi planirane iznose i rokove za predaju sljedećih Zahtjeva za nadoknadom sredstava , kao i konačnog Zahtjeva za nadoknadu sredstava (ZNS).  Kako bi mogao napraviti takav plan, Korisnik će morati napraviti projekciju financijskog tijeka. Potrebno je kontinuirano i što točnije predviđati točne datume kada će troškovi nastati i doći na naplatu. Početni Plan Zahtjeva za nadoknadom sredstava ažurira se pri svakoj predaji novog ZNS-a.

Novčani tijek projekta potrebno je kontrolirati. U tu svrhu provjerava se troše li se financijska sredstva predviđenom dinamikom – jesu li svi planirani troškovi kao  prihvatljivi u punom iznosu prihvaćeni, vremensko odstupanje u slučaju kada se PDV plaća do trenutka ostvarivanja prava na pretporez, dinamika doznake sredstava po ZNS-ovima i sl.,  da lli se sredstva namjenski troše,  da li se poštuju sve propisane procedure (npr. postupci javne nabave), da li će, s obzirom na moguće promjene u cijenama projekt imati dovoljno sredstava za podmirenje svih potrebnih troškova pravovremenom prenamjenom – realokacijom  sredstava te se poduzimaju drugi koraci kako bi se osigurao pravilan novčani tijek projekta.

Redovno financijsko izvještavanje

Vrijeme trajanja projekta ne poklapa se uvijek sa kalendarskom  godinom radi čega je potrebno voditi računa o zatvaranju financijske godine pri planiranju i izvještavanju.

Korisnik mora pripremiti i čuvati odgovarajući trag poravnanja, prateće rasporede, analize i raščlambe za potrebe kontrole.

Izvor: SAFU, Priručnk za korisnike bespovratnih sredstava u okviru projekata financiranih iz Europskih strukturnih i investicijskih fondova  2014-2020.

Članak je informativnog karaktera i ne predstavlja cjelovite upute. Za konkretne i detaljne upute za  računovodstveno praćenje projekta potrebno je proučiti natječajnu dokumentaciju svakog Javnog poziva i relevantne propise.

Oglasi