Projektni proračun – aktivnosti i troškovi projekta
Svaki projekt koji aplicira za bespovratna sredstva iz EU fondova sastoji se od jedne ili više projektnih aktivnosti. Projektne aktivnosti najčešće se sastoje od više podaktivnosti, koje se u proračunu predstavljaju kao stavke troškova.
Natječaj za bespovratne potpore iz EU fondova propisuje vrstu projekata koji se mogu financirati u okviru tog natjeačaja. Vrsta projekta pobliže je definirana popisom prihvatljivih aktivnosti. Natječajna dokumentacija propisuje i prihvatljive i neprihvatljive troškove projekta, ali svi troškovi projekta moraju biti dio neke od prihvatljivih projektnih aktivnosti. Dio natječajne dokumentacije koji propisuje prihvatljivost projekta, aktivnosti i troškova su Upute za prijavitelje.
Veza troška, projektne aktivnosti i projekta u cjelini
Ako je natječajem primjerice, kao prihvatljiva vrsta projekta propisano: Projekti pokretanja djelatnosti turizma, a u prihvatljivim aktivnostima: 1. Izgradnja objekta i 2. Opremanje objekta, svi troškovi moraju pripadati ovim aktivnostima. Iako naša ideja pokretanja djelatnosti turizma možda uključuje i kupnju bicikla za rekreaciju gostiju ili izgradnju bazena, ti troškovi ne smiju biti dio projekta jer se ne mogu svrstati niti u jednu od dvije prihvatljive aktivnosti.
Svaki trošak projekta mora biti povezan s nekom od prihvatljivih projektnih aktivnosti i nužan za njeno provođenje.
Bez obzira što je, primjerice, među prihvatljivim troškovima navedeno “Trošak građevinskih radova”, trošak građevinskih radova na uređenju okoliša ne može biti dio projekta, jer se ne može pripisati niti jednoj od prihvatljvih aktivnosti.
Također, trošak građevinskih radova na objektu za trgovinu suvenirima ne može biti dio projekta, jer se ne odnosi na prihvatljive projekte.
Prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi projekta
To što je neki trošak dio projekta i aktivnosti ne čini ga automatski prihvatljivim za financiranje bespovratnim sredstvima iz EU fndova. Potrebno je u natječajnoj dokumentaciji moramo provjeriti da li je konkretni trošak prihvatljiv.
Osim po aktivnostima, troškove projekta valja razvrstati po prihvatljivosti te po vrstama troškova.
Zašto je važno ispravno rasporediti troškove po aktivnostima?
Važno je ispravno rasporediti troškove po aktivnostima; ne samo zato da bismo bili sigurni da su povezani i nužni za neku od projektnih aktivnosti, već i zbog prihvatljivosti iznosa.
Naime, Upute za prijavitelje i ostala natječajna dokumentacija ne propisuju samo vrstu aktivnosti, već i prihvatljivi raspon troškova. Stoga, ako je primjerice za neku projektnu aktivnost propisan minimalno dopušteni trošak ili iznos potpore od 50.000 a maksimalni 100.000 kuna, moramo biti sigurni da neki projektni trošak neće u fazi evaluacije biti prebačen u drugu aktivnost i tako premašiti maksimalni iznos dopušten za tu aktivnost i tako postati neprihvatljiv. Također, na aktivnosti ne smije ostati zatražena potpora niža od minimalno propisane.
Česte greške pri rasporedu troškova po aktivnostima
Raspored troškova projekta po aktivnostima često je logičan i ne predstavlja problem ali postoje i brojne dvojbene situacije, povezane s razvrstavanjem troškova po vrsti.
Primjerice, kod investicijskih projekata koje uključuju gradnju i opremanje mogu se pojaviti nedoumice glede svrstavanja određenih troškova. Da li kupnja kade, umivaonika i drugih sanitarija spada u aktivnost gradnje ili aktivnost opremanja? Što je s kupnjom grijaćih i rashladnih tijela? Sauna? Ove stavke troškova dio su građevinskog projekta i troškovnika, ali nesumnjivo po vrsti ne predstavljaju radove na objektu već uključuju nabavu opreme.
Da li je podizanje ograde oko novog nasada aktivnost podizanja nasada ili aktivnost gradnje vanjske infrastrukture? Ako je natječajem propisan granični iznos troškova za pojedinu aktivnost (što je vrlo čest slučaj) ovo razvrstavanje može biti vrlo bitno.
Raspored troškova po aktivnostima često je logičan, ali postoje brojni primjeri dvojbenih situacija.
U slučaju gradnje najčešće se primjenjuje pravilo da sve ono što je dio građevinskog troškovnika spada u aktivnost gradnje, odnosno pravilo da je sva oprema koja je vezana za objekt i služi svrsi jedino kada je dio objekta također dio aktivnosti gradnje a ne opremanja. No generalno pravilo ne mora važiti za svaki natječaj. Za svaku pojedinu situaciju treba svaki dio natječajne dokumentacije, a posebno Upute za prijavitelje, detaljno pročitati i ispravno primijeniti.
InterMedia Projekt 