Kako izraditi projektni proračun
Izrada projekata za EU fondove složen je proces koji se sastoji od više faza. Za ostvarenje bespovratne potpore koju nude EU fondovi neophodno je izraditi projektni prijedlog, čiji je sastavni dio proračun projekta.
Proračun projekta sadrži pregled svih troškova projekta – na jednom mjestu prikazuje sve ono od čega se projekt sastoji, uz više ili manje detaljan opis, uključujući planirane cijene – iznose troškova pa je stoga projektni proračun jedan od ključnih dijelova projektnog prijedloga.
Troškovi projekta u proračunu su pregledno razvrstani zavisno od zahtjeva svakog pojedinog natječaja. Generalno, troškovi se razvrstavaju po aktivnostima, po vrstama, po prihvatljivosti i izvorima financiranja.
Koji troškovi se mogu uvrstiti u proračun projekta?
Da bi se neki trošak uopće našao na popisu projektnih troškova, on mora pripadati nekoj od prihvatljivih projektnih aktivnosti. Skup projektnih aktivnosti čini projekt. Budući da je svaki natječaj za EU fondove namijenjen financiranju projekata određenih točno definiranih obilježja, prihvatljivost projekta definirana je prihvatljivošću njegovih aktivnosti. Raspored troškova po aktivnostima
Nakon što je utvrđena pripadnost i neophodnost troška nekoj od odabranih prihvatljivih projektnih aktivnosti, troškove razvrstavamo prema prihvatjivosti i izvorima financiranja.
Razvrstavanje troškova po prihvatljivosti i izvorima financiranja
- Prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi
Svaki projekt može se sastojati od prihvatljivih i neprihvatjivih troškova. Prihvatljivi troškovi su oni koji se mogu financirati iz bespovratne potpore u okviru natječaja na koji projekt aplicira. Neprihvatljivi troškovi su svi ostali troškovi projekta. Odgovor na pitanje koji su troškovi prihvatljivi daje natječajna dokumentacija, prije svega Upute za prijavitelje natječaja za EU fondove. Da bi trošak projekta bio prihvatljiv, mora odgovarati uvjetima natječaja po vrsti ali i po iznosu.
Proračun projekta koji aplicira za bespovratna EU sredstva sastoji se od prihvatljivih i neprihvatljivih troškova. Prihvatljivost troškova po vrsti i iznosu definirana je natječajnom dokumentacijom, prvenstveno Uputama za prijavitelje.
Primjer: U okviru natječaja za EU fondove prihvatljiva je aktivnost izgradnje objekta. Prihvatljivi su troškovi izgradnje objekta do iznosa od 100.000,00 kuna. Međutim nisu prihvatljivi troškovi građevinskog projekta. Projekt se sastoji od izgradnje objekta s troškovima od 130.000,00 kuna, ali za provedbu aktivnosti nužan je i trošak građevinskog projekta od i 12.000,00 kuna, kao prateći trošak. U konkretnom projektu prihvatljivi su troškovi izgradnje objekta do 100.000,00 kuna, a ostatak od 30.000 kuna je neprihvatljiv. Iako je po vrsti prihvatljiv, po iznosu nije, ali se ne može izostaviti iz proračuna, jer predstavlja stvarni trošak aktivnosti. Trošak dokumentacije nije prihvatljiv po samoj vrsti troška ali je isto tako očekivani stvarni trošak koji će nastati pri provedbi ove aktivnosti jer u naprijed znamo da bez projekta nećemo moći izvršiti gradnju. Uvršten je u proračun jer je dio prihvatljive aktivnosti, ali je cijeli njegov iznos neprihvatljiv.
- Zašto uvrstiti u projektni proračun neprihvatljivi trošak?
Neprihvatljvi trošak uvrštava se u projektni proračun samo ako je neizostavni dio aktivnosti projekta, bez kojega se ista ne može provesi, bez kojega se ni prihvatljvi troškovi ne bi mogli provesti. Mora, kao što je navedeno, biti dio (prihvatljive) projektne aktivnosti i dio projekta i to takav dio projekta koji je nužan za njegovu realizaciju, nužan da bi se i prihvatljivi dio troškova realizira.
Najbolji primjer takvog troška je iznos pdv-a, u natječajima u kojima pdv nije prihvatljiv trošak. Iznos pdv-a sastavni je dio cijene nekog proizvoda i nije realno prikazati samo trošak bez pdv-a; netko će u realizaciji te stavke proračuna morati platiti pdv. Stoga se takva stavka troška sastoji od prihvatljivog dijela (cijena bez pdv-a) i neprihvatljivog dijela (iznos pdv-a).
Pdv je u natječajima za EU fondove redovito neprihvatljivi trošak za one subjekte koji su sami obveznici pdv-a, jer isti mogu povratiti obračunom na kraju financijskog razdoblja, a u nekim natječajima nije upće prihvatljiv, bez obzira na porezni status prijavitelja. No i u jednom i drugom slučaju taj je iznos u trenutku provedbe projekta trošak i kao takvoga ga u projektnom proračunu treba prikazati.
- Troškovi prema izvoru financiranja
Neprihvatljivi trošak projekta uvijek se financira vlastitim sredstvima korisnika. Samo prihvatljivi troškovi (po vrsti i po iznosu) mogu se financirati iz potpore.
Međutim, prihvatljivost nekog troška ne znači automatski mogućnost njegovog financiranja iz bespovratne potpore u potpunosti – u 100%-tnom iznosu.
Upute za prijavitelje natječaja za EU fondove osim vrste i raspona iznosa pojedinih troškova propisuju intenzitet potpore za pojedine troškove.
Ako Upute za prijavitelje natječaja za EU fondove propisuju intenzitet potpore od 100%, tada cjelokupan prihvatljivi trošak može biti financiran iz bespovratne potpore.
U konkretnom primjeru, u slučaju 100% intenziteta financiranja, 100.000,00 kuna troškova izgradnje objekta bilo bi moguće financirati potporom. U slučaju intenziteta od 50% samo bi 50.000,00 kuna moglo imati izvor financiranja u potpori. Ostatak, iako prihvatljiv, morao bi biti financiran vlastitim sredstvima korisnika.
Neprihvatljivi troškovi natječaja za EU fondove ne mogu se financirati javnom potporom pa niti ne ulaze u izračun intenziteta potpore. U konkretnom primjeru u izračun potpore tako ne ulazi trošak građevinskog projekta (neprihvatjiva vrsta troška) ali niti 13.000,00 kuna troška za izgradnju objekta; iako je trošak po vrsti prihvatljiv, iznos povrh 100.000 kuna nije prihvatljiv po kriteriju visine.
Neprihvatljivi troškovi projekta, kao i iznos prihvatljivih troškova povrh iznosa određenog intenzitetom potpore, financiraju se vlastitim sredstvima prijavitelja projekta. Vlastita sredstva projekta u ovom kontekstu znači sva ona sredstva koja nisu predmet javne potpore iz predmetnog natječaja. To su u pravilu privatna sredstva prijavitelja koja pak mogu biti doslovno vlastita (iz prihoda od poslovanja, pozajmica vlasnika, donacije i sl.), sredstva kredita ili rjeđe sredstva druge javne potpore, prema uvjetima natječaja.
Prihvatljivi troškovi projekta mogu se financirati bespovratnim EU sredstvima, u iznosu i intenzitetu koji definiraju Upute za prijavitelje.
Neprihvatljivi troškovi mogu biti dio projeknog proračuna, ali ne mogu biti predmet financiranja iz EU fondova.
Ukoliko predmetni natječaj za bespovratna sredstva natječaja za EU fondove propisuje intenzitet potpore od 50%, tada maksimalna bespovratna potpora u konkretnom primjeru može iznositi 50.000,00 kuna, za troškove izgradnje objekta. Ostatak prihvatljivog troška financira prijavitelj iz vlastitih sredstava, kao i ukupne neprihvatljive troškove.
Česte greške u izradi proračuna projekta
- Nerazlikovanje troškova po prihvatljivosti i izvoru financiranja
Prilikom izrade projekata za EU fondove često se, a naročito ako projekt izrađuje nestručna osoba ili konzultant s nedovoljno iskustva, dogodi nerazlikovanje neprihvatljivih troškova od onog dijela prihvatljivog troška kojega financira prijavitelj iz vlastitih sredstava.
U konkretnom primjeru tako 13.000,00 kuna troškova izgradnje objekta i 12.000 kuna građevinskog projekta neprihvatljivi su trošak iz razloga što vrstom i/ili iznosom ne odgovaraju opisu prhvatljivih troškova iz Uputa za prijavitelje natječaja za EU fondove.
Međutim, 100.000,00 kuna troškova izgradnje u cijelosti su prihvatljivi troškovi, a njihovo financiranje može biti u cijelosti iz bespovratne potpore (ako je intenzitet potpore 100%) ili djelomično iz potpore (ako je intenzitet potpore manji od 100%).
Česta greška: Nerazlikovanje neprihvatljivih troškova od prihvatljivih troškova financiranih vlastitim sredstvima
- Neispravno razdvajnje prihvatljivih i neprihvatljivih troškova
“Stavit ćemo taj trošak u proračun, a oni neka ga izbace ako ne bude išlo” – rečenica spasa od ulaganja dodatnog napora i vremena u čitanje natječajne dokumentacije, kompromisno rješenje između neispunjivih zahtjeva klijenta i neumoljivih pravila natječaja zapravo je (siguran) put u propast projektnog prijedloga. I da, možda je “jednom je kolegi/susjedu/prijatelju prošlo” (rečenica koja sijedi prvu navedenu) ali najvjerojatnije iz razloga kojih ni on sam uopće nije svjestan.
Prihvatljivost troška određena je vrstom i rasponom iznosa, pripadnošću aktivnosti koja je dio prihvatljivog projekta. Isto tako, ukupan iznos potpore određen je, kako minimanim tako i maksimalnim iznosom.
Pri izradi projekta financiranog iz EU fondova u projektnom proračunu treba točno razgraničiti prihvatljive i neprihvatljive troškove. Olako pristupanje ovom razgraničenju može dovesti do izbacivanja pojedinih stavaka iz proračuna, padanja vrijednosti zatražene potpore ispod propisanog minimuma i odbacivanju projekta.
Neprihvatljivi trošak predstavljen kao prihvatljivi trošak i predmet potpore bit će u postupku evaluacije izbačen i svrstan u neprihvatljive; to je jedini točni dio prve gore spomenute rečenice, toliko puta izrečene od nedovoljno iskusnih konzultanata.
Ukoliko nakon izbacivanja dijela troškova ukupan iznos zatražene potpore padne ispod najnižeg dopuštenog iznosa potpore Vaš projekt automatski postaje neprihvatljiv i dobiva odluku o odbacivanju.
Ako se radi o natječajima kojima se dodjeljuje paušalni – fiksni iznos potpore, izbacivanje bilo kojeg troška iz projektnog proračuna znači automatsko padanje projekta ispod ajnižeg dopuštenog iznosa potpore i odbacivanje projektnog prijedloga. Ako je fiksni paušalni iznos potpore 50.000 eura, a nakon izbacivanja neprihvatljivog troška projekta njegova vrijednost i zatraženi iznos potpore padne ispod fiksnog iznosa, projekt više nije prihvatljiv.
Proračun je jedan od ključnih dijelova projekta. Sadrži pregled svih troškova projekta – na jednom mjestu prikazuje sve ono od čega se projekt sastoji, uz više ili manje detaljan opis, uključujući planirane cijene, a upravo na temelju proračuna izračunava se bespovratna potpora iz EU fondova za projekt.
InterMedia Projekt 